Avis de confidentialité des client et tiers

Date d’entrée en vigueur: 13 janvier 2019

 

Crefovi SELAS (« Crefovi » ou « le cabinet ») s’engage à rassembler, maintenir et utiliser les informations personnelles concernant nos clients et contacts professionnels de manière responsable. Les dispositions des lois de protection des données personnelles en Europe, et ailleurs, imposent des conditions strictes au cabinet. Crefovi s’est engagé par le biais de nos Règles d’Entreprise Obligatoires (« REO ») à appliquer un standard cohérent partout dans le cabinet lors de la collecte, de l’utilisation et de la gestion d’informations personnelles. Vous pouvez en découvrir plus concernant notre REO ci-dessous. Voir la Section 5 (Transferts internationaux).

Cet avis de confidentialité explique comment nous pouvons collecter, utiliser et divulguer des informations concernant nos clients et autres contacts professionnels et du cabinet, et décrit les droits que vous pouvez avoir concernant vos propres informations personnelles. Veuillez le lire avec attention.

1. Qui nous sommes

Crefovi opère de manière globale, en tant que société d’exercice libéral par actions simplifiée organisée selon la loi française, avec une succursale affiliée conduisant l’activité du Royaume Uni.

Les coordonnées de nos bureaux en Europe peuvent être trouvées sur notre site web crefovi.fr. Les contrôleurs de données, concernant vos données personnelles, seront l’entité ou les entités de Crefovi avec lesquelles vous êtes en contact et/ou Crefovi SELAS.

2. A qui cet avis de confidentialité s’applique-t-il?

2.1. Clients

Cet avis s’applique aux contacts clients individuels, avec qui nous sommes en affaires, y compris les prospects. Il s’applique aux informations personnelles qui sont collectées lors de notre processus d’embarquement (« on-boarding ») et de désengagement, vis-à-vis de nos clients, ainsi qu’aux informations collectées au cours de la relation client.

Il s’applique en outre aux informations personnelles des salariés des entités et des entreprises des clients, et aux contacts qui y sont relatifs, dont les coordonnées peuvent être reçues par nous au cours de la fourniture de services juridiques. Dans ces circonstances, notre contact client principal est responsable de s’assurer que tous les individus affectés sont informés de ce que leurs données personnelles nous seront communiquées, et des buts dans lesquels nous utiliserons ces informations, par exemple en leur montrant une copie de cet avis.

2.2. Contacts professionnels

En outre, cet avis couvre les données personnelles des individus qui ne sont pas des clients existants ou antérieurs, mais qui interagissent avec le cabinet en s’abonnant pour recevoir des communications, telles que des emails d’alerte et des publications, ou qui participent à des évènements organisés par le cabinet (soit seul, soit en conjonction avec des organisations partenaires).

2.3. Autres contacts professionnels

Cet avis couvre en outre les informations personnelles des individus avec qui le cabinet a un accord professionnel, tels que des fournisseurs, des agents et des parties adverses.

3. Quelles informations sont couvertes?

Dans cet avis de confidentialité, « informations personnelles » signifie toutes informations (soit électroniques, soit écrites) relatives à un individu, qui peut être identifiées, directement ou indirectement, en particulier par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à l’identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cet individu.

Il inclut en outre des catégories spéciales d’informations personnelles (« données de catégorie spéciale »), à partir desquelles nous pouvons déterminer ou déduire l’origine raciale ou ethnique d’un individu, ses opinions politiques, ses croyances religieuses ou autres croyances d’une nature similaire, l’appartenance à des syndicats, la santé ou la condition physique ou mentale (y compris des données biométriques et génétiques), l’orientation ou la vie sexuelle, ou les données judiciaires (y compris les informations relatives à la commission, ou à la commission alléguée, d’une infraction criminelle et toute condamnation ou pénalité imposée).

Crefovi ne collectera de données de catégorie spéciale que si cela est nécessaire pour un des objectifs décrits ci-dessous. Plus d’informations concernant quand et pourquoi nous pourrions devoir faire cela est énoncé en Section 4 (L’information que nous collectons et comment nous l’utilisons).

4. Les informations que nous collectons et comme nous l’utilisons

Crefovi peut utiliser vos informations personnelles pour une variété de raisons, comme énoncé dans les sections suivantes. Le cabinet s’engage à collecter et utiliser uniquement les informations personnelles qui sont nécessaires à la fourniture de services juridiques à nos clients; pour établir et/ou maintenir ses relations professionnelles avec des contacts professionnels et/ou du cabinet; et pour maintenir les individus informés des services et évènements qu’il considère, de manière raisonnable, comme étant d’intérêt et/ou pour lesquels ces-derniers ont par ailleurs confirmé leurs préférences de recevoir, de la part de Crefovi. L’Annexe 1 fournit plus d’informations concernant ces objectifs, ainsi que les informations que nous rassemblons, la source des informations, et l’autorité légale sur laquelle le cabinet s’appuie.

Dans certains cas, il sera obligatoire pour vous de fournir des informations personnelles au cabinet, afin de nous permettre de vous fournir des services (ou à votre employeur), de nous engager vis-à-vis de vous ou pour nous conformer aux obligations légales du cabinet.

4.1. Identité, conflits, anti-blanchiment d’argent et autres contrôles

Le cabinet collecte une variété d’informations concernant les clients et les contacts des clients, dans le cadre de notre nouveau processus d’embarquement (« on-boarding ») de nos clients. Cela peut être référé comme étant de la « due diligence » ou « Know Your Client ». Les contrôles peuvent inclure certains ou tous les aspects suivants:

  • Vérification d’identité: preuve du nom et de l’adresse;
  • Propriété bénéficiaire ultime des personnes morales et autres entités juridiques;
  • Vérification des conflits d’intérêt: afin d’éviter un conflit d’intérêt avec tout autre client;
  • Anti-blanchiment d’argent, des bénéfices de la criminalité et contrôles de financement du terrorisme;
  • Contrôles des personnes exposées politiquement: les personnes ayant des rôles importants au niveau gouvernemental, judiciaire, des juridictions, des banques centrales, des ambassades, des forces armées et des entreprises détenues par l’état, y compris les membres de leur famille et associés proches;
  • Contrôles des listes de sanctions gouvernementales.

Ces contrôles sont effectués pour des raisons légales, réglementaires ou professionnelles et pourraient être renouvelés au cours de notre mandat. Il est important que vous nous fournissiez toutes les informations, et tous les documents, nécessaires; sinon cela pourrait affecter notre capacité à fournir des services.

Nous pouvons utiliser des sources tierces pour obtenir ces informations. Des renseignements supplémentaires peuvent être trouvés à l’Annexe 1.

4.2. Fournir des services juridiques

Crefovi peut collecter, ou générer des renseignements supplémentaires à votre propos, durant le cours de notre engagement, dans le but de fournir des services juridiques. De ce fait, nous pouvons collecter des informations concernant les employés des organisations clientes, par exemple lorsque nous les conseillons dans le cadre de la vente d’une entreprise, un programme de relocalisation ou un plan d’actions. En outre, nous pouvons collecter des informations afin de construire un profil client, qui peut inclure des informations relatives à des pitches, des commissions, des événements auxquels le client a assisté, et des démarches de business development, afin que nous puissions mieux suivre et comprendre la relation client.

Nous pouvons en outre aussi utiliser vos informations personnelles:

  • pour gérer notre relation et maintenir des relations contractuelles;
  • pour des raisons de comptabilité ou de fiscalité;
  • pour du marketing et du business development;
  • pour nous conformer avec les obligations réglementaires du cabinet;
  • pour établir, exercer ou défendre des droits légaux;
  • pour la prévention et la détection de la criminalité;
  • pour des objectifs historiques et statistiques.

4.3. Autres interactions professionnelles

Dans le cadre de vos interactions professionnelles et commerciales avec le cabinet, nous pouvons collecter ou générer des renseignements vous concernant. Nous pouvons utiliser ces informations personnelles pour gérer notre relation et maintenir des relations contractuelles, pour des raisons de comptabilité et fiscales et pour nous conformer avec nos obligations règlementaires.

4.4. Informations collectées à nos locaux

Si vous visitez nos locaux, votre image pourrait être filmée sur des systèmes CCTV opérés par le cabinet ou l’entité qui gère nos locaux. Les systèmes de contrôle d’accès aux bâtiments peuvent en outre enregistrer le lieu, l’heure et la date de votre entrée et sortie de nos bureaux.

4.5. Communications

Lorsque cela est autorisé par la loi en vigueur, Crefovi peut enregistrer et/ou gérer les appels téléphoniques passés et reçus, et les communications électroniques envoyées à, ou reçues par, les réseaux du cabinet, afin de protéger nos affaires et de vérifier la conformité avec nos politiques et autres obligations légales applicables. Tout enregistrement et/ou surveillance sera effectué(e) pour des raisons professionnelles légales, et en conformité avec les lois et règlements en vigueur. Cela peut inclure les raisons suivantes:

  • l’enregistrement de faits (y compris convertir des messages téléphoniques en texte);
  • établir la conformité avec les politiques et procédures du cabinet;
  • se conformer avec les lois et règlements en vigueur;
  • pour la prévention et la détection de la criminalité;
  • pour évaluer l’utilisation et l’opération effectives des réseaux et systèmes du cabinet.

Afin de communiquer de manière efficace, la correspondance et les documents peuvent être envoyés par emails non encryptés. Vous savez sûrement que cela n’est pas garanti comme étant une méthode de communication sécurisée, ni qu’il existe des standards de service de livraison. Si vous préférez que nous n’utilisions pas d’emails non encryptés, merci d’en faire part à votre contact à notre cabinet.

4.6. Marketing et business development

Le cabinet collecte des informations, dans un but de marketing et business development, et dans le cadre de l’administration générale de la relation client. Nous pouvons utiliser certaines informations personnelles dans le but de divertir nos clients, y compris l’enregistrement de vos intérêts et préférences.

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des informations par email ou voie postale, ou utiliser des sites de médias sociaux ou de réseaux sociaux, concernant nos services, développements juridiques et au sein de notre pratique, brochures, communiques de presse, invitations à des séminaires et présentations. Vous pouvez sélectionner les domaines de pratique et sujets qui vous intéressent, quand vous vous inscrivez sur notre site web. Vous pouvez mettre à jour vos préférences, ou décider de ne pas participer, à tout moment. Pour plus d’informations sur comment exercer vos droits, veuillez vous référer à la Section 10 (Vos droits) ci-dessous.

4.7. Evénements

Si vous participez à un évènement qui est organisé par, ou en association avec, notre cabinet, nous collecterons vos coordonnées dans le cadre de l’enregistrement à l’évènement. Ces informations peuvent inclure des besoins diététiques et des renseignements concernant tous problèmes de santé ou handicap qui pourraient avoir un effet sur votre présence, ou participation, à l’événement.

Quand un événement est organisé en association avec une organisation partenaire, ou hébergé dans un lieu externe, nous pouvons avoir besoin de partager vos renseignements personnels avec le partenaire, l’organisateur de l’évènement ou le lieu de l’évènement. Uniquement le minimum d’informations sera partagé, comme de besoin, dans le cadre de l’organisation de l’évènement.

Si l’événement est organisé en association avec une organisation partenaire, ces derniers seront responsables de vous informer, concernant tout marketing qu’ils pourraient vouloir organiser, et pour obtenir votre consentement, si besoin.

 

5. Transferts internationaux

Crefovi est un cabinet européen opérant sur une base globale. Comme de nombreuses entreprises internationales, Crefovi a centralisé certains aspects de son administration de ses clients, et de la gestion de ses archives, en France et au Royaume Uni. En outre, lorsque les projets des clients s’étendent au delà d’un seul pays, les informations devront être accédées par tous ceux, au sein du cabinet, qui travaillent sur ce dossier. Par conséquent, vos informations personnelles peuvent être transférées en dehors du pays d’origine (ce qui comprend les transferts en dehors de l’Espace Economique Européen (l’ « EEE »)), et peuvent être accédées à travers le cabinet sur une base globale.

Crefovi prend toutes les précautions de sécurité, et juridiques, nécessaires, afin d’assurer la sécurité et l’intégrité des informations personnelles, qui sont transférées au sein du cabinet. Crefovi a mis en oeuvre les REO qui permettent les transferts globaux au sein du cabinet, d’informations personnelles dont l’origine est l’EEE, conformément avec les lois de confidentialité européennes en vigueur. Les REO requièrent que toutes les entités et bureaux de Crefovi, partout dans le monde, utilisent les mêmes standards de protection des informations personnelles. Vos informations personnelles recevront donc le même niveau de protection, quel que soit le lieu, au sein du cabinet.

Vous pouvez accéder les REO du cabinet ici.

Vos informations personnelles seront aussi accédées par les prestataires de services de Crefovi, qui peuvent être situés aux Etats-Unis ou dans d’autres pays. Pour plus d’informations, veuillez vous référer à la Section 7 (Prestataires de service) ci-dessous.

 

6. Divulgations

Le cabinet peut divulguer vos informations personnelles (i) quand cela est nécessaire pour atteindre les objectifs décrits en Annexe 1, y compris au sein du cabinet lui-même; (ii) si cela est requis par la loi en vigueur; (iii) en relation avec une réorganisation ou une fusion de notre cabinet avec un autre cabinet; (iv) si nous estimons que cette divulgation est nécessaire, afin de faire respecter et appliquer les termes d’un engagement et autres accords, ou sinon pour protéger et défendre les droits, la propriété ou la sécurité de Crefovi; (v) afin de se conformer à une procédure judiciaire, une décision de justice ou autre obligation légale, ou à une enquête réglementaire ou gouvernementale, ou (vi) avec votre consentement.

Nous souhaitons attirer votre attention, en particulier, sur le fait que, dans certains pays, Crefovi a une obligation légale de signaler les transactions suspectes et autres activités, aux autorités réglementaires pertinentes, conformément à la législation sur la lutte contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme, le délit d’initié ou autre loi. Le cabinet peut aussi signaler une activité criminelle suspectée à la police et autres agences de maintien de l’ordre. Nous pouvons ne pas être autorisés à vous informer à ce propos, avant la divulgation, ou même en toutes circonstances.

Les récipients tiers d’informations personnelles, relatives aux clients et aux contacts professionnels et du cabinet, peuvent inclure:

  • les autorités fiscales, douanières et d’impôts indirects;
  • les institutions réglementaires et autres organismes professionnels;
  • les autorités boursières et de cotation;
  • les registres publics des directeurs et de l’actionnariat de sociétés;
  • les fournisseurs de services de vérification d’identité;
  • les agences de référence de crédit;
  • les juridictions, la police et les agences de maintien de l’ordre;
  • les agences et départements gouvernementaux;
  • les conseillers professionnels et auditeurs (y compris les assureurs et conseillers ne assurance responsabilité civile professionnelle)

Crefovi mettra en oeuvre ses efforts raisonnables pour divulguer le minimum d’informations personnelles nécessaires, au cas par cas.

7. Prestataires de services

Les tiers fournissant des services à Crefovi sont référés comme étant des « Prestataires ». Crefovi mettra en place des accords avec les Prestataires, qui couvrent les obligations découlant des lois de confidentialité en vigueur. Les Prestataires seront dans l’obligation d’utiliser des mesures de sécurité appropriées, afin de protéger les informations personnelles, et seront proscrits d’utiliser les informations personnelles autrement que cela a été indiqué par le cabinet.

Les Prestataires qui traitent les informations personnelles au nom et pour le compte du cabinet, peuvent être situés aux Etats Unis, en Europe ou dans d’autres pays au monde. Crefovi s’assurera que les Prestataires se conforment avec toutes obligations légales existantes, dans le cadre du transfert des informations personnelles hors du pays dans lequel elles ont été à l’origine collectées. Pour les données collectées dans l’EEE, ou qui sont relatives aux personnes concernées situées dans l’EEE, Crefovi demandera aux Prestataires de se conformer aux Clauses Contractuelles Standard, pour le transfert de données personnelles vers des pays tiers, comme prescrit dans les lois de confidentialité européennes en vigueur.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations concernant les Prestataires avec qui nous travaillons, veuillez contacter le Directeur global de la confidentialité des données.

 

8. Garder vos informations à jour

Crefovi fait tous les efforts possibles, pour maintenir l’exactitude et l’exhaustivité des informations personnelles détenues par le cabinet. Afin de nous épauler pour faire en sorte que nous avons les informations les plus à jour, à votre propos, il est important que vous nous informiez de tout changement dans vos coordonnées ou autres informations personnelles. Veuillez contacter votre associé en charge de la relation client, ou la personne avec qui vous êtes en général en contact, au sein du cabinet. Vous pouvez en outre aussi contacter le Directeur global de la confidentialité des données de Crefovi.

 

9. Conservation

Le cabinet conservera les informations personnelles uniquement pour la durée nécessaire, afin d’atteindre les objectifs décrits en Section 4 (Les informations que nous collectons et comment nous les utilisons) ci-dessus. Veuillez noter que les périodes de conservation peuvent varier, selon les différents pays.

La durée de conservation des dossiers de nos clients est précisée dans nos conventions d’honoraires.

Nous pouvons être dans l’obligation de conserver des information pour des périodes de temps longues, afin d’établir, faire respecter ou défendre nos droits légaux, et pour des raisons d’archivage et historiques. Lorsque cela est possible et pratique, les informations personnelles seront anonymisées par le biais du retrait, de la substitution ou du blocage de renseignements qui permettent aux personnes physiques d’être identifiées.

 

10. Vos droits

Vous avez les droits suivants en relation avec vos informations personnelles:

  • l’accès aux informations personnelles détenues par Crefovi à votre propos;
  • avoir vos informations personnelles corrigées, par exemple si elles sont incomplètes ou incorrectes;
  • choisir de ne pas adhérer à la réception de communications marketing, à tout moment;
  • dans certaines circonstances, et conformément à la loi en vigueur, le droit de restreindre ou de s’opposer au traitement de vos données personnelles, ou de demander que vos informations personnelles soient supprimées;
  • dans certaines circonstances, et conformément à la loi en vigueur, le droit de recevoir une copie des informations personnelles que vous avez fournies au cabinet, dans un format structuré, utilisé de manière habituelle et lisible par une machine (appelée la « portabilité des données »);
  • lorsque vous avez fourni les informations personnelles de manière volontaire, ou sinon consenti à leur utilisation, le droit de retirer votre consentement;
  • le droit de formuler une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (voir ci-dessous, pour plus d’informations).

Si vous avez des questions concernant cet avis, ou souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter votre associé en charge de la relation client, ou contacter le Directeur global de la confidentialité des données de Crefovi.

Vous pouvez trouver plus d’informations concernant la formulation d’une réclamation, soit auprès de Crefovi, soit auprès d’une Autorité de Protection des Données, dans la Procédure de réclamation concernant la confidentialité des données de Crefovi.

Annexe 1