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Lawfully Creative | Bob McDade sur la création & la croissance de Manners McDade

Lawfully Creative | Bob McDade sur la création & la croissance de Manners McDade
Podcast 'Lawfully Creative'

 
 
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A propos du show

Lawfully Creative, Crefovi, Annabelle GaubertiLe podcast ‘Lawfully Creative’ est une série de conversations intimes et honnêtes hébergées par Annabelle Gauberti, associée fondatrice du cabinet d’avocats basé à Londres et Paris, Crefovi. Annabelle parle avec des artistes, des législateurs et des professionnels travaillant dans les industries créatives – pour écouter leurs histoires, ce qui inspirent leurs créations, quelles décisions ont changé leurs carrières, et quelles relations ont influencé leur travail. Produit par Crefovi.

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Episode n. 12

Bob-McDadeBob McDade, co-fondateur de la prestigieuse agence de compositeurs de musique Manners McDade, explique ce qu’est son secteur de niche, et comment Catherine Manners et lui ont développé leur agence de talents en ce pilier du marché de la composition musicale au Royaume Uni qu’elle est devenue aujourd’hui.

5 juin 2019 – Bob McDade a utilisé son expérience en tant que directeur du marketing de la société de gestion collective de droit d’auteurs britannique, PRS, pour co-fonder Manners McDade, une des agences de management de compositeurs de musique les plus prestigieuses au Royaume Uni, à la fin des années 90. Annabelle Gauberti l’a rencontré au Hospital Club à Londres, afin de discuter de sa trajectoire dans l’industrie de la musique, du rôle d’être agent des compositeurs de musique, d’éditer leurs oeuvres, et meme, plus récemment de la création de son propre label de musique! Bob est un doyen passionné de l’industrie de la musique au Royaume Uni et vous pouvez écouter ses perles de sagesse ici, dans ce podcast Lawfully Creative divertissant et bavard!

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Enregistrement des bénéficiaires effectifs: il est temps d’agir

Quelles sont les obligations des chefs d’entreprise, en ce qui concerne l’enregistrement des bénéficiaires effectifs de leurs sociétés? En quoi ces obligations diffèrent-elles, en France et au Royaume Uni, même si elles découlent de la même législation européenne, c’est à dire la Directive européenne 2015/849 du 20 mai 2015 sur la lutte contre le blanchiment d’argent?

Enregistrement des bénéficiaires effectifs1. Qu’est-ce à dire?

Le 20 mai 2015, la Directive (UE) 2015/849 du Parlement et du Conseil européens sur la prévention de l’utilisation du système financier dans des buts de blanchiment d’argent et de financement du terrorisme, amendant le Règlement (UE) N. 648/2012 du Parlement et du Conseil européens, et abrogeant la Directive 2005/60/CE du Parlement et du Conseil européens, a été publiée (la « Directive »).

Comme indiqué dans les considérants de la Directive, et afin de mieux lutter contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et le crime organisé, ‟il est nécessaire d’identifier toute personne physique qui détient la propriété ou le contrôle d’une personne morale (…). L’identification et la vérification des bénéficiaires effectifs devraient, lorsque cela est approprié, s’étendre aux personnes morales qui détiennent d’autres personnes morales, et ces personnes morales doivent en outre chercher la ou les personnes physiques qui exercent du contrôle, en toute finalité, par le biais de la propriété, ou d’autres moyens, sur la personne morale qui est cliente“.

De plus, ‟le besoin d’avoir de l’information exacte et à jour concernant les bénéficiaires effectifs, est un facteur clé pour tracer les criminels qui, sinon, pourraient cacher leur identité derrière la structure de l’entreprise“.

Le chapitre III (Informations sur les bénéficiaires effectifs) de la Directive est relatif à ce sujet.

En particulier, l’article 30 de la Directive stipule que ‟les états-membres doivent s’assurer que les informations (sur les bénéficiaires effectifs) sont détenues dans un registre central dans chaque état-membre, par exemple un registre commercial, un registre des sociétés ou un registre public (…). Les états-membres doivent s’assurer que les informations sur les bénéficiaires effectifs sont adéquates, exactes et à jour” et accessibles ‟aux autorités compétentes, sans aucune restriction; (…) et à toute personne ou organisation qui peut démontrer un intérêt légitime“.

Ces personnes physiques ou organisations doivent pouvoir accéder au moins au nom, au mois et à l’année de naissance, à la nationalité et au pays de résidence du bénéficiaire effectif, ainsi qu’à la nature et à l’étendue de l’intérêt bénéficiaire détenu.

2. Enregistrement des bénéficiaires effectifs de sociétés françaises

Avec une nonchalance typiquement française, et alors même que la date-butoir pour transposer la Directive dans chaque état-membre était le 26 juin 2017, la France a transposé la Directive presqu’un an après, par le biais de son Ordonnance n° 2016-1635 du 1er décembre 2016 renforçant le dispositif français de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme et de son Décret n° 2017-1094 du 12 juin 2017 relatif au registre des bénéficiaires effectifs définis à l’article L. 561-2-2 du code monétaire et financier (l’ « Ordonnance » et le « Décret » respectivement), avec une date de mise en conformité au 1er avril 2018.

L’Ordonnance et le Décret, qui ont maintenant été incorporés dans le Code monétaire et financier, imposent à toutes les sociétés opérant en France, d’enregistrer leurs bénéficiaires effectifs auprès du Registre du Commerce et des Sociétés du tribunal de commerce compétent (le ‟Registre“).

2.1. Bénéficiaires effectifs et enregistrement au Registre

La notion de bénéficiaire effectif n’est pas définie dans le Décret, bien qu’elle soit définie dans la Directive comme incluant chaque personne physique qui détient, en toute finalité, directement ou indirectement, plus de 25% de l’actionnariat, des parts sociales ou des droits de vote de la société, ou exerce, par d’autres moyens, un pouvoir de supervision sur les organes de direction ou de gestion d’une société, ou de l’assemblée générale des actionnaires.

Les informations qui doivent être enregistrées sont essentiellement identiques à celles requises par les établissements financiers et autres entités, telles que les cabinets d’avocats, afin d’effectuer leurs contrôles obligatoires de « Know-Your-Client » (‟KYC”).

2.2. Enregistrements initiaux

La déclaration des bénéficiaires effectifs doit être enregistrée auprès du Registre, lorsqu’une société s’enregistre auprès du Registre ou, au plus tard, dans les 15 jours de la date de délivrance d’une confirmation d’enregistrement (article R. 561-55 du Code monétaire et financier) c’est à dire lorsqu’elle s’immatricule ou ouvre une filiale en France.

2.3. Enregistrements correctifs

Pour les sociétés déjà immatriculées, la date-butoir pour la déclaration est le 1er avril 2018. Si des mises à jour postérieures sont requises, de nouveaux enregistrements doivent être effectués dans les 30 jours à partir de la date du fait ou de l’acte donnant lieu à la mise à jour requise (article R. 561-55 du Code monétaire et financier).

2.4. A propos du bénéficiaire effectif

La déclaration doit comprendre le nom et les coordonnées du bénéficiaire, ainsi que les moyens de contrôle exercés par le bénéficiaire effectif et la date à laquelle il ou elle est devenu un bénéficiaire effectif (article R. 561-56, 2. du Code monétaire et financier).

2.5. Personnes ayant accès au registre des bénéficiaires effectifs

L’accès au registre des bénéficiaires effectifs est limité aux magistrats des juridictions civiles et au Ministère de la justice; aux enquêteurs travaillant pour l’Autorité des Marchés Financiers; les agents de la Direction Générale des Finances Publiques; les institutions de crédit, sociétés d’assurance et d’assurance mutuelle et les prestataires de services d’investissement y étant autorisés; et toute personne autorisée par une décision de justice à cet effet.

2.6. Pénalités pour non-conformité

Les nouvelles dispositions du Code monétaire et financier prévoient des pénalités, notamment la possibilité pour toute personne ayant un intérêt légitime, de faire un recours pour forcer la société en défaut à se conformer à ses obligations de déclarer ses bénéficiaires effectifs (article R. 561-48 du Code monétaire et financier).

Des dispositions punitives ont en outre été introduites: l’absence de déclaration des bénéficiaires effectifs sur le Registre, ou l’enregistrement d’une déclaration comprenant des informations incomplètes ou inexactes est passible d’une peine d’emprisonnement de 6 mois et d’une amende de 7.500 Euros (article 561-49 du Code monétaire et financier).

3. Enregistrement des bénéficiaires effectifs de sociétés anglaises

Conformément à la date-butoir de transposition de la Directive dans chaque état-membre au 26 juin 2017, le Royaume-Uni a transposé la Directive dans les délais, via le nouveau paragraphe 24(3) de l’Annexe 1A du Companies Act 2006, tel qu’il a été amendé par l’Annexe 3 du Small Business, Enterprise and Employment Act 2015 (le « Companies Act » et l’ « Enterprise Act » respectivement), avec une date de mise en conformité au 30 juin 2016.

Le Companies Act et l’Enterprise Act, imposent aux sociétés opérant au Royaume-Uni de maintenir un registre des Personnes ayant un Contrôle Significatif (‟Registre PCS”) et d’enregistrer ces informations PCS via leurs déclarations de confirmation (« confirmation statements »), à la date d’enregistrement due, de leurs déclarations de confirmation respectives avec Companies House, c’est à dire l’équivalent, au Royaume Uni, du Registre du Commerce et des Sociétés français du tribunal de commerce compétent (‟Companies House”).

3.1. Bénéficiaires effectifs et enregistrement avec Companies House

La notion de bénéficiaire effectif, ou de contrôle et d’influence significative, telle qu’énoncée dans le Companies Act, est définie dans le Companies Act comme incluant chaque personne physique, qui soit détient, en toute finalité, directement ou indirectement, plus de 25 pour cent de l’actionnariat, ou des parts sociales, ou des droits de vote d’une société, ou exerce, par d’autres moyens, un pouvoir de supervision sur les organes de gestion et d’administration de la société ou de l’assemblée générale des actionnaires.

Les sociétés du Royaume Uni, les Societates Europae (SEs), et les « Limited liability partnerships » (LLPs), ainsi que les « Scottish partnerships » éligibles (ESPs), sont dans l’obligation d’identifier et d’enregistrer les personnes ayant un contrôle significatif.

3.2. Enregistrements initiaux

Les informations PCS doivent être enregistrées avec le registre public central de Companies House, lorsqu’une société est tout d’abord immatriculée avec Companies House, c’est à dire quand elle est créée ou ouvre une filiale au Royaume Uni.

En outre, les nouvelles sociétés, les SEs et les LLPs doivent rédiger et maintenir un Registre PCS les concernant, en plus des registres existants tels que le registre des directeurs et le registre des membres (actionnaires).

3.3. Enregistrements correctifs

Pour les sociétés déjà immatriculées, le 6 avril 2016, le Companies Act a imposé à toutes les sociétés de maintenir un Registre PCS et, à partir du 30 juin 2016, d’enregistrer ces informations PCS via leurs « confirmation statements ».

Comme toute société un une date d’enregistrement différente, basée sur l’anniversaire de leur immatriculation respective, cela a pris 12 mois (c’est à dire jusqu’au 30 juin 2017) pour développer une image complète des PCS de toutes les sociétés du Royaume Uni.

3.4. A propos du bénéficiaire effectif

Avant qu’un PCS ne soit mentionné sur le Registre PCS, vous devez confirmer l’ensemble des coordonnées avec eux.

Les coordonnées requises sont:

  • nom;
  • date de naissance;
  • nationalité;
  • pays, état ou partie du Royaume Uni où le PCS vit normalement;
  • l’adresse de correspondance;
  • l’adresse résidentielle usuelle (ceci ne doit pas être divulgué lorsque vous mettez votre registre à disposition, pour inspection et pour la fourniture de copies du Registre PCS);
  • les dates auxquelles il/elle devint un PCS, en relation avec la société (pour les sociétés déjà immatriculées le 6 avril 2016 a été utilisé);
  • quelles conditions pour être considéré comme PCS sont remplies, ceci devant inclure le niveau des actions et/ou droits de vote, dans les catégories suivantes:
    • au dessus de 25 pour cent et jusqu’à, y compris, 50 pour cent;
    • plus de 50 pour cent et moins de 75 pour cent;
    • 75 pour cent ou au delà; ou
    • la société est uniquement obligée d’identifier si un PCS remplit les condition relatives au contrôle et à l’influence  significative, s’il n’exerce pas de contrôle via les conditions d’actionnariat et de droits de vote;
  •  si une demande a été effectuée pour que les informations concernant l’individu soient protégées de la divulgation publique.

3.5. Personnes ayant accès au registre des bénéficiaires effectifs

Le Registre PCS d’une société doit contenir les informations énoncées au paragraphe 3.4 ci-dessus, concernant chaque PCS de la société. Toutefois, cela n’est pas toujours possible. Lorsque, pour certaines raisons, les informations PCS ne peuvent être fournies, d’autres déclarations doivent être faites à la place, expliquant pourquoi les informations PCS ne sont pas disponibles. Le Registre PCS ne peut jamais être vide et ces informations doivent être fournies à Companies House.

A la différence de la situation en France, les informations des PCS est accessibles à tous, pour chaque société, sur le site web de Companies House.

Etant donné que le Registre PCS est un des registres obligatoires d’une société, chaque société du Royaume Uni doit le garder à son siège social (ou tout lieu d’inspection alternatif). Toute personne ayant un objectif approprié peut y avoir accès, sans frais ou obtenir une copie, pour laquelle les sociétés peuvent facturer 12 GBP.

Si l’on compare avec la situation en France, il est donc bien plus facile d’obtenir le Registre PCS d’une société du Royaume Uni, que d’une société française.

3.6. Pénalités pour non-conformité

Les dirigeants sociaux qui manquent à leurs obligations de prendre toutes les mesures raisonnables pour divulguer leurs PCS, sont susceptibles d’être condamnés à une amende, ou à une peine de prison (pouvant aller jusqu’à deux ans), ou les deux. Si une personne sur laquelle une enquête est faite, ne répond pas à la demande d’informations de la société, cette-dernière a le droit de « geler » les actions en question, en mettant fin aux transferts proposés et aux  dividendes en relation avec ces actions.

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Lawfully Creative | Comment rendre votre business créatif conforme au RGPD

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Lawfully Creative, Crefovi, Annabelle GaubertiLe podcast ‘Lawfully Creative’ est une série de conversations intimes et honnêtes hébergées par Annabelle Gauberti, associée fondatrice du cabinet d’avocats basé à Londres et Paris, Crefovi. Annabelle parle avec des artistes, des législateurs et des professionnels travaillant dans les industries créatives – pour écouter leurs histoires, ce qui inspirent leurs créations, quelles décisions ont changé leurs carrières, et quelles relations ont influencé leur travail. Produit par Crefovi.

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Episode n. 6

RGPD, reglement general de protection des données personnellesAnnabelle Gauberti nous dit comment rendre votre business créatif conforme au RGPD avant mai 2018.

11 février 2018 – Cette édition spéciale du podcast ‘Lawfully Creative’ vous fournit les outils pour faire exactement cela et pour faire en sorte que, au cas où vous êtes contrôlé par votre Data Protection Authority (DPA), vous serez en mesure de démontrer à ce DPA que vous êtes en pleine conformité avec le RGPD. Restez calme et continuez à vous préparer, ainsi que votre entreprise, à devenir totalement conformes avec le RGPD et ses nouvelles règles d’ici mai 2018 et au delà. Évitez les amendes énormes que le DPA pourrait imposer à toute entreprise qui n’est pas en conformité. Commencez à vous préparer ici! Annabelle a présenté cet exposé au salon de la mode Pure à Londres.

N’hésitez pas à nous appeler, afin que nous vous conseillons durant votre processus de mise en conformité, ou au cas où vous auriez un contrôle de votre DPA, Crefovi sera là pour défendre vos intérêts.

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Modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives

Suite aux révélations concernant Harvey Weinstein, qui en ont engendré beaucoup d’autres concernant d’autres prédateurs sexuels qui prospèrent à Hollywood et dans d’autres industries créatives, il est d’actualité de peser le pour et le contre des modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives. Alors que Weinstein et les autres hauts gradés de l’industrie de l’entertainment avaient l’habitude de balayer les accusations que leur comportement était celui d’un prédateur sexuel, en signant des protocoles transactionnels et de non-divulgation avec leurs victimes, le coeur de la question est que les projets créatifs s’appuient lourdement sur la goodwill, la réputation et les autres actifs intangibles détenus par le personnel above-the-line (le réalisateur, les producteurs, le scénariste du film) et les acteurs sélectionnés pour tourner le film. Dans ce contexte, comment profiter des modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives, tout en retenant et en respectant des valeurs éthiques et humaines? Comment concilier le besoin de confidentialité et de protection de la goodwill et de la réputation des meilleurs créatifs, avec les obligations morales visant à s’assurer qu’ils sont mis face à leurs responsabilités vis-à-vis  de leurs actions?

Modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives 1. Que sont les modes alternatifs de résolution des conflits? Pourquoi les utiliser?

Les modes alternatifs de résolution des conflits sont l’utilisation de méthodes telles que la médiation, la négociation ou l’arbitrage pour résoudre un conflit sans recourir au contentieux.

Les modes alternatifs de résolution des conflits sont censés être moins onéreux et plus rapides que le contentieux, surtout dans les pays anglo-saxons où rien que les frais de procédure devant les juridictions représentent une portion substantielle du budget financier à allouer, afin de résoudre un conflit via le contentieux.

Les modes alternatifs de résolution des conflits, à la différence des procédures judiciaires contradictoires, sont souvent collaboratifs et s’efforcent de permettre aux parties de comprendre les positions de chacune d’entre elles. Les modes alternatifs de résolution des conflits permettent en outre aux parties d’aboutir à des solutions plus créatives, qu’une juridiction ne pourrait pas légalement imposer.

Les modes alternatifs de résolution des conflits offrent en outre une option de confidentialité et de secret aux parties impliquées dans le conflit, alors qu’une telle option n’existe que très rarement devant les juridictions, surtout dans les procédures judiciaires de common law qui s’appuient lourdement sur une ‘discovery’ large, chère et virtuellement sans limite comme, par exemple, aux Etats-Unis et, dans une moindre mesure, en Angleterre & au pays de Galles. Au lieu de vider les ressources financières et la compétitivité de votre business créatif, qui pourraient tout à fait être investies dans la création d’emploi ou la Recherche & le Développement par exemple, pourquoi ne pas utiliser les modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives, pour limiter l’impact de réputation et les conséquences financières de la résolution d’un conflit?

Pour ces raisons susmentionnées, les modes alternatifs de résolution des conflits sont de plus en plus utilisés dans des conflits qui, sinon, aboutiraient à un contentieux – y compris les conflits de droit du travail à haute visibilité, les recours en divorce et les plaintes pour blessures corporelles.

Alors que l’arbitrage est un processus similaire à un procès informel où une partie tierce impartiale – l’arbitre – entend chaque versant d’un litige puis rend une décision; la médiation est un processus collaboratif où un médiateur travaille avec les parties pour aboutir à une solution qui est mutuellement acceptable.

2. Dans quel contexte devriez-vous utiliser les modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives?

Les modes alternatifs de résolution des conflits sont en train de devenir de plus en plus à la mode, notamment parce que les juridictions poussent fortement les parties antagonistes à la résolution de leur litige hors des tribunaux, afin de désengorger le rôle des juridictions. De nombreuses parties prenantes judiciaires se plaignent de ce que les rôles des juridictions soient lourdement et excessivement congestionnés, résultant d’un enregistrement non-discriminant, et d’un traitement tardif, des affaires devant les cours de justice.

Alors que les juridictions anglaises ont rendu obligatoires pour les parties – depuis longtemps – de s’être conformées à la Practice Direction on Pre-Action Conduct et aux autres 14 protocoles de pré-action approprié, avant de commencer des poursuites judiciaires, ainsi que d’avoir envisager les modes alternatifs de résolution des conflits (tel que la médiation) tant avant de commencer le contentieux que durant le processus de contentieux, les juridictions françaises se sont enfin alignées avec cette tendance, après l’entrée en vigueur des nouveaux articles 56 et 58 du Code de procédure civile: à partir du 1 avril 2015, enfin, il est devenu obligatoire pour les parties de tenter de résoudre leurs contentieux hors les tribunaux, par le biais des modes alternatifs de résolution des conflits, et pour tout demandeur de prouver et justifier qu’il a tenté de résoudre le litige hors les tribunaux avec le défendeur, avant le contentieux.

Cette réforme reste toutefois un voeu pieux en France, étant donné que les articles 56 et 58 du Code de procédure civile ne définissent même pas clairement la notion de « tenter de résoudre le litige hors les tribunaux ». Pourtant, j’ai noté que mes confrères avocats français tendent à envoyer une ou deux lettres de mise en demeure avant d’entamer des procédures judiciaires devant une juridiction française, au lieu de tout simplement signifier une assignation sans warning, à des défendeurs impuissants, à qui des dizaines de millions d’Euros sont demandés par des demandeurs français agressifs et par leurs conseils; comme cela était le cas usuel et totalement acceptable en France avant cette réforme!

Même les barreaux français promeuvent la médiation et le « droit collaboratif » à leurs membres avocats, en les amadouant pour s’inscrire comme avocats formés aux modes alternatifs de résolution des conflit.

Le secteur des arts du spectacle est notoire pour le nombre considérable d’affaires judiciaires en cours, et de conflits, qu’il génère, et pour la grande variété de litiges qui surgissent dans cette industrie, comme tout lecteur des principaux journaux spécialisés (Daily Variety et The Hollywood Reporter) peut en témoigner. Par conséquent, les industries créatives sont un sol particulièrement fertile pour les modes alternatifs de résolution des conflits, et ces modes alternatifs de résolution des conflits ont crû de manière importante ces 15 à 20 dernières années, dans ces secteurs industriels.

3. Qui peut fournir des modes alternatifs de résolution des conflits?

Alors que les deux modes alternatifs de résolution des conflits sont l’arbitrage et la médiation, la négociation est presque toujours tentée, en premier lieu, pour résoudre un litige. C’est le mode alternatif prééminent de résolution des conflits. La négociation permet aux parties de se rencontrer pour tenter de résoudre le litige. L’avantage principal de ce mode alternatif de résolution des conflits est qu’il permet aux parties elles-mêmes de contrôler le processus et la solution.

Comme expliqué ci-dessous en section 4, les négociations doivent être conduites par des avocats en France, étant donné que la règle de  confidentialité des correspondance ne s’applique pas à toute communication échangée entre des parties contractuelles, avant le début d’une procédure judiciaire. Seulement les communications échangées entre avocats sont protégées par la confidentialité et le secret.

En Angleterre & au pays de Galles, toutefois, les parties peuvent conduire des négociations directement, en utilisant la règle du ‘without prejudice’ expliquée ci-dessous en section 4, ce qui évitera que toutes tentatives de, et communications relatives à une, négociation, soient utilisées devant les tribunaux par l’autre partie.

La médiation est aussi une alternative informelle au contentieux. Les médiateurs sont des individus formés à la négociation, qui rassemblent des parties en opposition et tentent de trouver une solution, ou un accord, que les deux parties acceptent ou rejettent. L’institution de médiation dominant en Angleterre est le Centre for Effective Dispute Resolution (CEDR).

L’arbitrage est une version simplifiée d’un procès impliquant une ‘discovery‘ limitée et des règles de preuve simplifiées. L’arbitrage est géré, et décidé, par une commission arbitrale. Pour composer une telle commission, soit les deux parties s’accordent sur le choix d’un arbitre, soit chaque partie sélectionne un arbitre, et les deux arbitres en élisent un troisième.

De ce fait, plusieurs institutions se sont formées au fil des ans, spécialisées dans la fourniture de services, et de panels, de médiation et/ou d’arbitrage pour les industries créatives, et donc de modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives, telles que:

L’associée fondatrice et gérante de notre cabinet d’avocats Crefovi, Annabelle Gauberti, est membre du panel d’arbitres et médiateurs de la plupart des institutions susmentionnées.

Même des plateformes en ligne ont été créées, dans les 5 dernières années, pour offrir des modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives, à des personnes physiques et des entreprises qui veulent éviter les complications, coûts et longues durée des contentieux à part entière, telles qu’eJust et Mediaconf. Il est un peu tôt pour évaluer si de telles plateformes en ligne fournissent des modes alternatifs de résolution des conflits adéquats aux membres du public et à la communauté des affaires, mais le fait qu’elles aient même réussi à obtenir des financements de la part des investisseurs tech et fonds de capital-investissement, est éloquent.

4. Comment les modes alternatifs de résolution des conflits vous permettent de résoudre votre litige?

Les modes alternatifs de résolution des conflits font référence à tout moyen de résoudre des conflits hors des tribunaux. Cela inclut en particulier l’évaluation préalable des arbitres, la négociation, la conciliation, la médiation ou l’arbitrage.

Alors que les modes alternatifs de résolution des conflits les plus communs sont l’arbitrage et la médiation, la négociation est presque toujours tentée en premier pour résoudre un litige. C’est le mode principal de résolution des conflits.

En Angleterre & au Pays de Galles, tout processus de négociation pré-contentieux devrait être conduit sur une base ‘without prejudice‘, conformément au principe ‘without prejudice‘. En effet, si une communication entre les parties à la négociation a été effectuée conformément au ‘without prejudice privilege’, elle ne sera pas admise devant les juridictions et, par conséquent, ne pourra être utilisée comme preuve contre les intérêts de la partie qui l’a faite. La raison derrière cette forme de ‘legal privilege‘ est qu’il est dans l’intérêt du public que les parties en litige puissent négocier librement, sans peur d’un futur préjudice devant la juridiction, avec à l’esprit l’idée de résoudre leurs conflits quand cela est possible.

Et ça marche! De nombreuses parties en Angleterre & au Pays de Galles, qui ont des conflits, en particulier des litiges liés au droit du travail qui peuvent être conduits devant le robuste ACAS dispute resolution process, profitent du ‘without prejudice privilege‘ durant ces négociations, et transigent leurs réclamations hors les tribunaux.

Même la médiation, qui, à son niveau le plus basique, n’est rien moins qu’une négociation conduite par un intermédiaire (le médiateur) pour résoudre les affaires commerciales et même, parfois, des conflits familiaux, bénéficie de la règle du ‘without prejudice privilege‘ en Angleterre & au Pays de Galles, selon laquelle aucune communication effectuée durant la procédure de médiation ne peut être divulguée sans l’accord exprès des parties à la médiation, au cas où aucune transaction n’est atteinte. Si elle est fructueuse, la médiation se conclut par un protocole transactionnel, qui est exécutoire comme un contrat.

En France, une telle règle ‘without prejudice‘ ne s’applique pas, ce qui signifie que toute tentative de négocier et transiger hors des tribunaux doit être effectuée par des avocats à la cour représentant les parties, étant donné que seules les discussions et négociations des avocats sont protégées et confidentielles, et par conséquent non divulgables devant les juridictions. Ceci est un grave obstacle à l’émergence de modes alternatifs de résolution des conflits robustes, en France, puisque les parties ne peuvent pas négocier confidentiellement un protocole transactionnel hors les tribunaux sans avocats, et puisque toutes leurs communications directes pourront être divulguées devant les juridictions. Les modes alternatifs de résolution des conflits sont donc un processus onéreux en France parce que les parties doivent mandater des avocats dès le départ, surtout si les parties mettent dans la balance le fait que le contentieux est gratuit en France, c’est à dire que les coûts de procédure sont proches de 0 Euro. Pourquoi, dans ce cas, s’enquiquiner avec l’ADR quand le fait d’assigner en justice résulterait dans un processus moins cher pour obtenir une décision exécutoire à 100 pour cent?

Bien sûr, tant le Royaume Uni que la France doit se conformer à la Directive 2008/52/CE sur certains aspects de la médiation dans des affaires civiles et commerciales (la directive de Médiation européenne), dont l’objectif est de faciliter l’accès aux modes alternatifs de résolution des conflits et la promotion d’une solution amiable aux conflits transfrontaliers, par la promotion de l’utilisation de la médiation ainsi que d’une relation équilibrée entre la médiation et les procédures judiciaires. Elle tend à protéger la confidentialité du processus de médiation et assure que, quand les parties s’engagent dans une médiation, tout délai de prescription soit suspendu.

En Angleterre, les procédures d’arbitrage sont régies (loi du lieu de l’arbitrage, ou « law of the seat« ) par l’Arbitration Act 1996, qui s’applique tant aux arbitrages domestiques, qu’internationaux. En France, les articles 1442 à 1527 du Code de procédure civile, gouvernent les procédures d’arbitrage. A part l’Arbitration Act en Angleterre, et les articles 1442 à 1527 du Code de procédure civile en France, et en fonction de ce qu’il est indiqué dans la convention d’arbitrage des parties, des règles d’arbitrage institutionnel variées peuvent s’appliquer, telles que les règles du LCIA, de l’ICC, etc. En Angleterre et en France, pratiquement tous les problèmes commerciaux sont arbitrables, alors que les conflits relatifs au droit pénal et au droit de la famille sont en général considérés comme non-arbitrables.

Les parties peuvent décider d’utiliser l’arbitrage quand elles s’en sont mises d’accord par contrat, en particulier dans la clause de résolution des conflits (« clause compromissoire ») stipulée dans un tel accord. S’il y a un aspect international à la transaction commerciale, en fonction du type de conflits qui sont susceptibles de se déclencher entre les parties, en fonction de qui les parties sont, ainsi que la confidentialité de leurs engagements et obligations contractuels, les parties peuvent choisir d’insérer une clause compromissoire qui choisit l’arbitrage, et non le contentieux, dans leur contrat. Une telle clause compromissoire rendrait invalide la compétence des juridictions, à l’exception des cas d’appui et/ou de supervision des procédures d’arbitrage, et définirait le siège de tout futur arbitrage. En outre, la clause compromissoire stipulerait clairement la loi applicable, les règles procédures applicables (LCIA, IFTA, ICC, etc.), le nombre d’arbitres, la langue de l’arbitrage et si des droits d’appel existaient.

Si et quand un litige apparaît, la partie mécontente se référerait tout simplement à la clause compromissoire stipulée au contrat et, probablement après quelques tentatives de négocier et résoudre ce conflit directement avec l’autre partie, enregistrerait un arbitrage avec l’institution d’arbitrage désignée dans la clause compromissoire, conformément aux règles d’arbitrage institutionnel désignés.

L’arbitrage est très souvent utilisé dans le secteur de l’entertainment et les industries créatives, où la réputation et la goodwill sont parmi les actifs les plus importants détenus par l’entreprise créative, et donc où la confidentialité et le secret sont essentiels.

Par exemple, le 19 juillet 2017, une commission d’arbitrage du Centre de médiation et d’arbitrage de l’OMPI a tranché sur une affaire en litige entre les éditeurs musicaux major et indépendants BMG, Peermusic, Sony/ATV/EMI Music Publishing, Universal Music Publishing et Warner/Chappell Music, ainsi que AEDEM (plus de 200 petits et moyens éditeurs musicaux espagnols), d’un côté, et la société de collecte de droits musicaux espagnole SGAE, de l’autre côté. L’arbitrage, ayant une nature contraignante pour les parties, ciblait principalement deux demandes:

  • le partage inéquitable d’argent reçu par SGAE de la part d’un utilisateur de musique et redistribué par SGAE à cet utilisateur de cette musique, en tant que titulaire de droit d’auteur, et
  • la distribution inappropriée de redevances pour l’utilisation de musique inaudible ou à peine audible.

Après avoir étudié les éléments de preuve, les trois arbitres de l’OMPI ont décidé:

  • qu’afin d’avoir une distribution équitable, pour que les autres auteurs ne souffrent aucun préjudice, des changements aux règles de distribution de la SGAE s’imposaient. Ces règles devaient être modifiées afin que les diffuseurs ne reçoivent, via leurs sociétés d’édition, pour les utilisations musicales faites durant des heures matinales (lorsqu’il n’y a pas d’audience significative ou de valeur commerciale) une fourchette comprise entre 10 pour cent et 20 pour cent du total collecté auprès d’eux, respectivement. Les arbitres ont unanimement décidé que cela devait être 15 pour cent. Après application de cette limite, de nouvelles règles de distribution devraient en outre refléter une valeur équitable pour la diffusion musicale durant d’autres plages horaires de programmation ;
  • que les distributions devaient cesser pour la musique inaudible, telle qu’identifiée par la  technologie utilisée par la société espagnole BMAT ou une autre société utilisant une technologie similaire, et
  • que la SGAE devait disperser son ‘fond à peine audible’, tel que décrit dans la sentence arbitrale écrite.

5. Les décisions de modes alternatifs de résolution des conflits sont-elles exécutoires? Quelle est leur nature contraignante?

Une sentence arbitrale est finale et obligatoire, mais une partie peut faire appel auprès des juridictions sur un point de droit, à moins que la convention d’arbitrage n’exclut cette option. La permission de la juridiction pour faire appel de la sentence est sévèrement restreinte, conformément à l’Arbitration Act 1996 en Angleterre & au Pays de Galles, et conformément aux articles 1442 à 1527 du Code de procédure civile en France (et peut même être exclue par la convention d’arbitrage) et l’appelant doit démontrer, entre autre, que la détermination de la question de droit va substantiellement affecter les droits des parties et qu’il est juste et approprié que la juridiction prenne position sur cette question/ce différend.

La sentence arbitrale peut aussi être remise en cause sur la base de ce que le tribunal arbitral n’avait pas la compétence pour statuer sur le conflit, ou qu’il y avait une sérieuse irrégularité affectant ce tribunal arbitral, la procédure ou la sentence (par exemple, le tribunal a omis de tenir compte de toutes les questions juridiques qui lui ont été posées, ou était partial).

La Convention sur la reconnaissance et l’exécution des sentences arbitrales étrangères 1958 (la « Convention de New York« ), à laquelle tant l’Angleterre que la France sont parties, permet l’exécution de tant les sentences arbitrales anglaises, que des sentences arbitrales françaises, parmi les 157 pays membres de la Convention de New York, en conformité avec les propres lois de ces pays. De même, l’Arbitration Act prévoit l’exécution en Angleterre d’une sentence arbitrale rendue dans un autre état membre de la Convention de New York. La méthode la plus commune d’une telle exécution est d’obtenir le jugement d’une juridiction anglaise concernant la sentence (et ce jugement peut ensuite être exécuté en tant que jugement de la juridiction anglaise). De l’autre côté de la Manche, les articles 1442 à 1527 du Code de procédure civile prévoient l’exécution en France d’une sentence arbitrale rendue dans un autre état membre de la Convention de New York, après la publication d’une ordonnance d’exequatur par le Tribunal de grande instance compétent en France.

Les protocoles transactionnels qui sont conclus durant une médiation ou une négociation sont des contrats et sont donc exécutoires si les conditions de validité d’un contrat sont remplies. Si, par extraordinaire, une des parties violaient les stipulations du protocole transactionnel, les autres parties seraient dans leur bon droit d’entamer une action judiciaire en rupture des obligations contractuelles, devant les tribunaux.

Pour conclure, les modes alternatifs de résolution des conflits dans les industries créatives sont tout particulièrement adaptés aux spécificités et besoins du secteur de l’entertainment et des industries créatives en général, où les transactions transfrontalières sont la norme et où le besoin de protéger la réputation et la goodwill des partenaires commerciaux contractants est crucial. Alors que la légitimité des clauses de non-divulgation et de confidentialité énoncées dans les protocoles transactionnels existants est chaudement débattue en ce moment, en relation avec les cas de harcèlement sexuel soulevés contre Harvey Weinstein, Bob Weinstein, Brett Ratner, Dustin Hoffman, James Toback, Kevin Spacey, Louis C.K., etc., il est judicieux de stipuler des clauses compromissoires bien rédigées dans les accords de production de films, et les contrats de travail, conclus avec l’équipe du film ‘above-the-line’, ainsi qu’avec les acteurs sélectionnés pour le tournage du film, afin d’éviter tout désastre promotionnel et marketing, tel que celui subi par Lionsgate lors de la sortie du film « Exposed », un thriller ayant pour vedette Keanu Reeves, après que le réalisateur de ce film ait demandé à ce que son nom soit retiré de l’affiche.

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Comment mettre votre business créatif en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) arrive à grands pas: qu’est-ce que c’est? Comment est-ce qu’il va impacter vous-même et votre entreprise? Que devez-vous faire afin de vous mettre en conformité avec le RGPD? Il n’y a pas un moment à perdre, étant donné que les enjeux sont très élevés, et puisqu’être en conformité avec le RGPD va bien évidemment procurer des avantages concurrentiels à votre business.

RGPD, conformité avec le RGPD, Règlement Général sur la Protection des Données

Le 27 avril 2016, après plus de 4 ans de discussions et négociations, le parlement et le conseil européens ont adopté le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »).

  1. Pourquoi le RGPD?

Le RGPD abroge la Directive 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (la “Directive”).

La Directive, qui est entrée en vigueur il y a plus de 20 ans, n’était plus propre à l’usage, étant donné que la quantité d’informations numériques que les entreprises créent, capturent et stockent, a beaucoup augmentée.

Les données – et plus il y en a, mieux c’est – sont là pour durer. Les données d’aujourd’hui lubrifient de plus en plus notre monde numérique. Le contrôle des données est, en fin de compte, constitutif de pouvoir, et la propriété des données a un effet très sérieux sur la concurrence dans tout marché existent. En collectant plus de données, une entreprise a plus de champ pour améliorer ses produits, ce qui attire plus d’utilisateurs, générant encore plus de données, et ainsi de suite. Les actifs constitués par les données (« data assets ») sont, aujourd’hui, au moins tout aussi importants que les autres actifs intangibles tels que les marques, le droit d’auteur, les brevets et dessins et modèles, pour les sociétés[1]. Les enjeux sont beaucoup plus élevés, aujourd’hui, en ce qui concerne la propriété, le contrôle et la gestion des données, et le RGPD est focalisé sur ce flot de données du 21ème siècle, alors que nous nous impliquons de plus en plus avec la technologie.

De plus, de nombreux cas judiciaires, lancés dans plusieurs états-membres de l’Union Européenne (“UE”), ont mis le doigt sur les sévères faiblesses et lacunes existantes, en terme de fourniture d’une protection des données personnelles – relatives aux citoyens de l’UE – satisfaisante, forte et homogène, et contrôlées par des sociétés et businesses opérant dans l’UE. Par exemple, le jugement Costeja v Google, rendu par la Cour de justice de l’Union Européenne (« CJUE »), auquel il est souvent fait référence sous l’appellation « jugement sur le droit à l’oubli », a été rendu le 26 novembre 2014. Ce jugement novateur a reconnu que les opérateurs de moteurs de recherche, tels que Google, gèrent des données personnelles et appartiennent à la catégorie de responsables de traitement (« data controllers ») au sens de l’Article 2 de la Directive. De ce fait, la décision de la CJUE reconnaît qu’une personne physique puisse “requérir (auprès d’un moteur de recherches) que les informations (relatives à lui ou elle, personnellement) ne soient plus mises à la disposition du public du fait de son inclusion dans (…) une liste de résultats”. Par le biais de cette décision, la CJUE a forcé les moteurs de recherche tels que Google à retirer, quand demandé, les liens URL qui sont “inadéquats, hors de propos ou ne sont plus pertinents, ou excessifs en relation avec le but pour lequel ils ont été traités et au vue du temps qui s’est écoulé”. Cet arrêt a marqué un grand pas en avant pour la protection des données personnelles dans l’UE.

En outre, les piratages informatiques dans, et les cyber-attacks de, milliers d’entreprises multinationales (Sony Pictures, Yahoo, Linkedin, Equifax, etc.) ainsi que de sociétés nationales de l’UE (Talktalk, etc.) font la une, constamment et de manière très régulière, affectant de manière dramatique le bien-être financier et moral de millions de consommateurs dont les données personnelles ont été volées à cause de ces piratages informatiques. Ces attaques et piratages soulèvent de très graves inquiétudes en ce qui concerne l’aptitude des businesses gérant les données personnelles des consommateurs de l’UE à être à la hauteur, en termes de lutter de manière proactive contre la cybercriminalité et de protéger les données personnelles.

Enfin, le RGPD, qui sera immédiatement applicable dans les 28 états-membres de l’UE sans aucune transposition à partir du 25 mai 2018 (à la différence de la Directive qui avait dû être transposée dans chaque état-membre de l’UE par des réglementations nationales), standardise toutes les lois nationales applicables dans ses états-membres et par conséquent apporte une uniformité parfaite entre elles. Le RGPD met tous les états-membres sur un pied d’égalité.

2. Quand le RGPD entrera-t-il en vigueur?

Le RGPD, adopté en avril 2016, entre en vigueur le 25 mai 2018, fournissant idéalement une période de préparation de 2 ans aux businesses et entités du secteur public pour qu’ils s’adaptent aux changements.

Alors que de nombreux gérants d’entreprises de l’UE adoptent le point de vue que les changements apportés par le RGPD à leurs businesses, seront d’importance soit mineure soit nulle, ou seront du même ordre d’importance que d’autres problématiques de compliance, il n’y a pas une minute à perdre pour se préparer à la mise en conformité avec le nouveau jeu de règles longues et complexes énoncées dans le RGPD.

3. Quels sont les enjeux? Quelles organisations sont impactées par le RGPD?

Les enjeux sont très importants. toutes les sociétés, organisations ou entités qui opèrent dans l’UE ou qui ont leurs sièges hors de l’UE mais qui collectent, détiennent ou traitent des données personnelles de citoyens de l’UE doivent se mettre en conformité avec le RGPD avant le 25 mai 2018. Potentiellement, le RGPD pourrait s’appliquer à tout site internet et à toute application sur une base globale.

Comme la plupart, si ce n’est toutes, les multinationales ont des clients, employés et/ou partenaires commerciaux dans l’UE, elles doivent se mettre en conformité avec le RGPD. Même les start-ups et PME doivent se mettre en conformité avec le RGDP, si leur business model implique qu’elles vont collecter, détenir ou traiter des données personnelles de personnes physiques de l’UE (c’est à dire les consommateurs, prospects, salariés, contractants et contractuels, fournisseurs, etc).

Les enjeux sont très élevés pour la plupart des businesses et, pour de nombreuses sociétés, cela devient une problématique et une conversation qui se déroule au niveau du top management et du conseil d’administration.

Pour assurer la mise en conformité avec le nouveau système juridique sur la protection des données, et le respect des nouvelles dispositions, le RGPD a introduit un système de poursuites avec des sanctions financières très lourdes qui seront imposées aux businesses qui ne sont pas en conformité. Si une organisation ne traite pas les données personnelles des personnes physiques de l’UE de manière appropriée, elle peut être sanctionnée à payer une amende pouvant aller à, soit 4 pour cent de son chiffre d’affaires annuel global, soit 20 millions d’Euros – quel que soit le montant le plus élevé[2].

Ces amendes futures sont bien plus élevées que la somme de 500.000 GBP d’amende plafonnée que l’Autorité de Protection des Données Personnelles (‟APDP”) du Royaume Uni, l’Information Commissioner Office (“ICO”), ou la somme de 300.000 Euros d’amende plafonnée que l’APDP française, la Commission Nationale Informatique et Libertés (“CNIL”), peuvent infliger à des personnes morales actuellement.

4. Que couvrent les dispositions du RGPD?

Le RGPD est constitué de 99 articles énonçant les droits des personnes physiques, et les obligations placées sur les organisations et personnes morales, dans le champ du RGPD.

Comparé à la Directive, voici les concepts clé nouveaux apportés par le RGPD.

4.1. Privacy by design

Le principe de « privacy by design » signifie que les businesses doivent prendre une approche proactive et préventive en relation avec la protection de la vie privée et des données personnelles. Par exemple, un business qui limite la quantité de données personnelles collectées, ou qui anonymise ces données, est conforme au principe de “privacy by design”.

Cette obligation de “privacy by design” implique que les businesses doivent intégrer – par tous moyens techniques appropriés – la sécurité des données personnelles dès le lancement de leurs  applications ou procédures commerciales.

4.2. Responsabilité (« Accountability »)

La responsabilité (« accountability ») signifie que le responsable du traitement (« data controller »), ainsi que le sous-traitant (« data processor »), doit prendre des mesures juridiques, organisationnelles et techniques appropriées leur permettant de se mettre en conformité avec le RGPD. En outre, les responsables de traitement et les sous-traitants doivent pouvoir démontrer l’exécution de ces mesures, en toute transparence et à tout moment dans le temps, tant auprès de leurs APDP respectifs, qu’auprès des personnes physiques dont les données personnelles ont été traitées par eux.

Ces mesures doivent être proportionnées au risque, c’est à dire au préjudice qui serait causé aux personnes physiques de l’UE, en cas d’utilisation inappropriée de leurs données personnelles.

Afin de savoir si un business est en conformité, il est par conséquent nécessaire d’exécuter un audit des processus relatifs aux données personnelles d’une telle société. Notre cabinet d’avocats Crefovi exécute souvent des audits certifiés par la CNIL ou le ICO.

4.3. Etude d’impact (« Privacy impact Assessment »)

La société en charge de traiter et gérer les données personnelles, ainsi que ses sous-traitants, doit faire une analyse, une étude d’impact aussi appelée « Privacy Impact Assessment » (“PIA”) relative à la protection des données personnelles.

Les businesses doivent exécuter un PIA, une étude d’impact, sur leurs actifs constitués par des données personnelles (« data assets »), afin de suivre et de cartographier les risques inhérents à chaque processus et traitement de données mis en place, en fonction de leur plausibilité et de leur sérieux. A côté de ces risques, le PIA énonce la liste des mesures organisationnelles, technologiques, physiques et juridiques mises en oeuvre pour adresser et minimiser ces risques. Le PIA a pour but de vérifier l’adéquation de ces mesures et, si ces mesures échouent ce test, à déterminer des mesures proportionnées pour adresser ces risques découverts et pour s’assurer que le business devienne conforme au RGPD.

Crefovi accompagne les sociétés dans l’exécution de PIAs et en vérifiant l’efficacité des mesures de protection et de sécurité, grâce à l’exécution de tests d’intrusion.

4.4. Correspondant informatique et liberté (« Data Protection Officer »)

Le RGPD requiert qu’un officier de la protection des données (« Data Protection Officer », “DPO”) soit nommé, afin d’assurer la conformité du traitement des données personnelles par les administrations publiques et les entreprises dont les traitements de données personnelles présentent un fort risque de violation de la protection de la vie privée. Le DPO est le porte-parole de l’organisation en relation avec les données personnelles: il ou elle est le point de contact à qui s’adresser, pour le APDP, en relation avec la mise en conformité du traitement des données personnelles, mais aussi pour les personnes physiques dont les données ont été collectées, afin qu’elles puissent exercer leurs droits.

En plus d’avoir les prérogatives de correspondant informatique et liberté (“CIL”) en France, ou « chief privacy officer » au Royaume Uni, le DPO doit informer ses interlocuteurs de tout piratage informatique qui pourrait intervenir dans l’organisation, et analyser leur impact.

4.5. Profiling

Profiling est un processus automatisé des données personnelles permettant la construction d’informations complexes concernant une personne particulière, telles que ses préférences, sa productivité au travail ou ses allées et venues.

Ce type de traitement des données personnelles peut générer une prise de décision automatisée, qui peut avoir des conséquences juridiques, sans aucune intervention humaine. De ce fait, profiling constitue un risque aux libertés individuelles. C’est pour cela que les entreprises faisant du profiling doivent limiter ses risques et garantir les droits des personnes physiques qui font l’objet de ce profiling, en particulier en leur permettant de requérir une intervention humaine et/ou de contester la décision automatisée.

4.6. Droit à l’oubli

Comme expliqué ci-dessus, le droit à l’oubli permet à une personne physique d’éviter que des informations concernant son passé interfèrent avec sa vie actuelle. Dans le monde numérique, ce droit comprend le droit à l’effacement ainsi que le droit au déréférencement. D’un côté, la personne peut avoir du contenu potentiellement nocif effacé du réseau numérique, et, de l’autre côté, la personne peut dissocier un mot clé (tel que son prénom et son nom de famille) de certaines pages web sur un moteur de recherche.

Crefovi peut conseiller un business faisant face à une demande d’exécution du droit à l’oubli.

4.7. Autres droits des personnes physiques

Le RGPD complémente le droit à l’oubli en remettant les personnes physiques de l’UE fermement en contrôle de leurs données personnelles, renforçant de manière notoire l’obligation de consentement au traitement des données personnelles, ainsi que les droits des citoyens (droit à l’accès des données, droit de rectifier les données, droit de limiter le traitement des données, droit à la portabilité des données et droit de s’opposer au traitement des données personnelles), et les obligations d’information par les businesses à propos des droits des citoyens.

5. Quel est le bon côté du RGPD?

5.1. Une opportunité de gérer ces données personnelles constituant des actifs précieux

La mise en conformité avec le RGPD devrait être vu par les businesses comme une opportunité, autant qu’une obligation: alors que les données personnelles sont de plus en plus importantes dans une organisation aujourd’hui, ceci est une excellente opportunité d’évaluer quelles données personnelles votre société détient, et comme vous pouvez en tirer le plus gros avantage.

Le principe clé du RGPD est qu’il vous donnera la capacité de trouver les données personnelles dans votre organisation qui sont très sensibles et à haute valeur, et de vous assurer que ces données personnelles sont protégées de manière adéquate des risques et des piratages informatiques.

5.2. Moins de formalités et une APDP à guichet unique

En outre, le RGPD retire l’obligation de déclaration préalable auprès du APDP compétent, avant tout traitement de données personnelles, et remplace ces formalités avec la création obligatoire et la gestion d’un registre de traitement des données personnelles.

De plus, le RGPD instaure une APDP à guichet unique: en cas d’absence d’une législation nationale spécifique, une APDP localisée dans un état-membre de l’UE dans lequel l’organisation a son principal ou unique établissement sera en charge de contrôler la conformité avec le RGPD.

Les businesses détermineront leur APDP respective en se basant sur le lieu d’établissement de leurs fonctions de management, concernant la supervision du traitement des données personnelles, ce qui permettra d’identifier l’établissement principal, y compris quand une société unique gère les opérations d’un groupe entier.

Cette APDP à guichet unique permettra aux sociétés de gagner du temps et de l’argent de manière substantielle, en simplifiant leurs processus.

5.3. Règlement unifié, transferts de données facilités

Afin de favoriser le marché européen des données personnelles et l’économie numérique, et ainsi de créer un environnement économique favorable, le RGPD renforce la protection des données personnelles et des libertés fondamentales.

Cette réglementation unifiée permettra aux businesses de réduire de manière substantielle les coûts du traitement des données personnelles qui sont à ce jour engagés dans les 28 états-membres de l’UE: les organisations n’auront plus à se mettre en conformité avec des réglementations nationales multiples pour la collecte, la récolte, le transfert et le stockage des données personnelles qu’elles utilisent.

En outre, étant donné que les données personnelles seront conformes avec la législation applicable dans tous les états de l’UE, il deviendra possible d’échanger les données et elles auront la même valeur dans différents pays, alors que pour l’instant les données personnelles ont différents prix en fonction de la  législation avec laquelle elles sont en conformité, ainsi que des coûts différents pour les sociétés qui les collectent.

5.4. Un champ géographique étendu par la concurrence loyale

Le champ du RGPD s’étend à des sociétés qui ont leurs siège social hors de l’UE, mais qui ont l’intention de marketer des produits et services dans le marché de l’UE, tant qu’elles ont en place des processus et traitements des données personnelles relatives à des personnes physiques de l’UE. Suivre ces résidents sur internet, afin de créer des profils, est aussi couvert par le champ du RGPD.

Par conséquent, les sociétés européennes, assujetties à des règles plus strictes, et potentiellement plus chères, ne seront pas pénalisées par la concurrence internationale sur le marché unique de l’UE. En outre, elles peuvent acheter aux entreprises non-UE certaines données personnelles qui sont conformes aux dispositions du RGPD, créant ainsi un marché des données plus large.

5.5. Ouvrir les services numériques à la concurrence

Le droit à la portabilité des données personnelles permettra aux personnes physiques de l’UE, qui font l’objet de traitement et gestion de leurs données personnelles, d’obtenir ces données personnelles sur un format exploitable ou de transférer ces données personnelles à un autre responsable de traitement (« data controller ») si cela est techniquement possible.

De cette façon, le client pourra changer de fournisseur de services numériques (email, photographies, etc.) sans avoir à manuellement récupérer toutes les données, durant un processus tant fastidieux que chronophage. En enlevant de telles barrières techniques, le RGPD rend le marché plus fluide, et offre aux utilisateurs une mobilité numérique supérieure. Les fournisseurs de services numériques vont par conséquent évoluer dans un marché plus concurrentiel, les incitant à fournir des services à meilleur marché et de plus haute qualité, étant donné que leurs clients ne seront plus les otages de leurs fournisseur initial.

5.6. Labels et certifications

Le comité européen sur la protection des données personnelles, ainsi que les institutions de l’UE, proposeront certaines certifications et labels afin de certifier la conformité avec le RGPD des traitements de données effectués par les entreprises.

Des reconnaissances monétaires et de vrais actifs pour l’image de marque d’une entreprise, les labels et certifications deviendront aussi un outil commercial important afin de gagner la confiance des prospects et pour obtenir leur loyauté.

6. Quelles sont les étapes concrètes à suivre, aujourd’hui, pour être en conformité avec le RGPD?

Il n’y a pas un moment à perdre pour mettre en oeuvre les étapes suivantes, ci-dessous:

  • décider qui à la responsabilité de mettre en oeuvre les dispositions du RGPD dans votre organisation; assigner cette responsabilité au département ou à l’équipe le plus ou la plus approprié(e) (Service juridique? Compliance? Technologie IT?);
  • correspondre avec l’APDP à guichet unique, puisque plusieurs d’entre elles ont préparé des informations explicatives et des guides sur la mise en conformité avec le RGPD, telles que le ICO au Royaume Uni, la CNIL en France et le Data Protection Commissioner en Irlande (ce dernier étant l’APDP de nombreux géants numériques, tels que Google, Facebook et Twitter);
  • préparer une cartographie des traitements de données dans votre organisation, et identifier les lacunes dans la conformité avec le RGPD en relation avec ces différents processus – nous, avocats du cabinet d’avocats Crefovi, avons rédigé des documents détaillés sur comment faire cette cartographie des traitements et du processing de données et pour vous épauler pour identifier les lacunes dans la conformité avec le RGPD;
  • valoriser les différents processus et traitements de données personnelles et évaluer lesquels sont à haut risque et faire une liste de vos données personnelles constituant des actifs ((« data assets ») à haut risque;
  • exécuter un étude d’impact ou PIA sur ces data assets à haut risque (telles que les données des ressources humaines, les données personnelles des clients) – Crefovi épaulent les sociétés dans la mise en place des PIAs et pour vérifier l’efficacité des mesures de sécurité et de protection, grâce à l’exécution de tests d’intrusion;
  • mise en oeuvre de mesures juridiques, techniques, organisationnelles et physiques pour réduire les risques sur ses data assets se mettre en conformité avec le RGPD;
  • s’assurer que vos contractants et sous-contractants ont mis en place des mesures de sécurité conformes, en leur envoyant une liste des points à vérifier;
  • faire des formations de connaissance de la protection de la vie privée pour vos salariés étant donné qu’ils doivent comprendre que les données personnelles sont constituées par n’importe quoi qui peut être directement lié à une personne physique et qu’il y aura des conséquences s’ils violent les dispositions du RGPD et volent des données personnelles;
  • développer une politique « Apporter Son Propre Appareil » (“ASPA”) et la mettre en oeuvre dans votre organisation et parmis vos salariés, étant donné que vous êtes responsable pour toutes les informations d’utilisation des données personnelles qui sont stockées dans le cloud et accessibles depuis tant des appareils d’entreprise (tablettes, smartphones, ordinateurs portables) que des appareils personnels. Aussi, quand les salariés partent ou sont licenciés, assurez-vous que vous avez inclus ASPA dans votre processus de fin de contrat de travail, afin que le personnel partant perde accès aux données personnelles de la société immédiatement sur leurs appareils;
  • vérifier et/ou amender les notifications d’information ou les politiques de confidentialité afin qu’elles tiennent en compte les nouvelles informations requises par le RGPD;
  • mettre en place des mécanismes automatisés afin d’obtenir le consentement explicite des personnes physiques résidentes dans l’UE, particulièrement si votre business est impliqué dans la collection de données comportementales, la publicité comportementale ou tout autre forme de profiling, et
  • mettre en place un plan de management solide au cas où des piratages informatiques de données personnelles ont lieu, ce qui vous permettra d’être en conformité avec les conditions obligatoires de notification de votre APDP en 72 heures – notre expérience approfondie de plans d’alerte, de plans de risk management, de plans analytiques et de plans de notification, en France et au Royaume Uni, nous place, chez Crefovi, dans une position adéquate pour épauler nos clients dans leur mise en conformité avec les exigences contraignantes énoncées dans le RGPD.

[1] “The world’s most valuable resource is no longer oil, but data”, The economist, 6 Mai 2017.

[2] “Preparing for the general data protection regulation: a roadmap to the key changes introduced by the new European data protection regime”, Alexandra Varla, 2017.

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